内容証明の字数・行数（ひとりで　できるもん!?内容証明）

禁則処理を無効に・プロポーショナルフォントは非推奨

内容証明郵便の作成では句読点「、。」は、常に１文字と数えます。行末に詰め込んでしまうことは認められません。

ですから手書きでも、ワープロ出力でも、句読点が行頭にくることがあるわけです。カギ括弧の、閉じ括弧　」←これ　もおなじように、行頭にくることになります。

そこで、内容証明郵便の作成でワープロソフトを使う場合は禁則処理を「行わない」ように、設定を変更する必要があります。禁則処理というキーワードでヘルプを検索してみてください。

また、使う文字が全角でも半角でも１文字と数えます。この点で、単に１行２０字禁則処理なしの設定にして安心してはいけません。半角文字がはいっているために、字数制限をこえている行の存在を担当者に指摘されて破綻することがあります。みばえは悪くても、本文は全角文字で統一した方がよいです。

なお筆者は、会社名などが英字の時は、名宛人のところだけ、字数に注意して半角にして体裁をととのえ、本文中は全角にしています。全角も半角も１文字なので、混ぜてつかうこともかまわないのですから。

一行の字数については、プロポーショナルフォントを使うと知らないうちに文字の間隔が調整されますので、行末に１文字よけいに入ることがあります。注意してください。Windowsユーザーであれば、『ＭＳＰ明朝』（Ｐはプロポーショナルフォントの意）ではなく『ＭＳ明朝』を選んでおけば安心です。ワープロソフトの書式設定で、文字数優先の設定があればそれを用いるのもよいでしょう。

これは、字数と行数を柔軟に設定できるワープロ出力に固有の問題です。

内容証明郵便では、一枚の行数・一行の文字数の制限には、幅があります。この制限に収まっていればよいのです。

横書きの場合は、１行２６字以内、かつ１枚２０行以内です。

縦書きの場合は、１行２０字以内、かつ１枚２６行以内です。

つまり一行２０字、一枚２０行なら縦書きでも横書きでも、この制限を満たします。縦書きでも横書きでもどちらでもよいのですが、筆者は横書きで１行２６字、１枚２０行の設定を推奨します。

理由は、名宛人の住所や会社・事業場名としてしばしば長いものがでてくるために１行を長くとった方がよいからです。文書としても見栄えがよいこと、たくさん書けるので枚数（経費）削減につながること、行の数が減るぶん行末の処理に悩むことが少ないこともあげられます。

横書き１行１３字１枚４０行という設定もできますが、妙に行が増える点でおすすめできません。

ただし、箇条書きにするなどで改行がたくさんある文案を作りたい場合は、行数を多くとるほうが結果的に、１枚に収容できる文字の数を増やせます。

※一文３０文字で、箇条書きを１０件つくった場合を考えてください。

１行２６字にとると、行頭から２６文字書いて１行つかい、２行めは４文字書いて改行します。これが１０件あれば、２０行必要になりますね。２６字２０行の紙１枚を消費します。

しかし、これを１行１３字、１枚４０行でつくると、３０行で済む計算になります。つまり、まだ１０行ぶん書けるスペースが残ります。

…ささいなこと、と思いますか？でも労働紛争においては、実際に活用の可能性があります。以下に見てみましょう。未払い給料の請求で

• 平成２３年１月分　金１８万５千円（改行）
• 平成２３年２月分　金１７万８千円（改行）

−中略−

• 平成２４年１２月分　金１８万６千円（改行）

これで一行１６〜１７文字ですね。２４ヶ月分箇条書きにすると、１行２６字の設定でも行数としては２４行必要になります。ほぼ一枚使ってしまいます。名宛人と差出人の名前をかくには、２枚必要になります。

一行の文字数を少なくしたらどうでしょう？

平成２３年につき（改行）

• １月分　１８５０００円（改行）
• ２月分　１７８０００円（改行）

−中略−

平成２４年につき（改行）
−中略−

• １２月分　１８６０００円（改行）

これだと、常に一行１３字に収まります。２４ヶ月分箇条書きにしても、消費するのは２６行ですみ、１枚４０行の設定ならまだ１４行残っています。うまくやれば名宛人と差出人を書いて、１枚に収まるかもしれません。内容証明は本文１枚増えるごとに２５０円必要です。喫茶店でとはいわないまでも、自動販売機でコーヒー一本分以上の節約になります。

ここまで極端ではなくても、制限を満たしながら行数字数の設定と表現を自在に変えることは必要だし可能です。

その一方で他の事務所のウェブサイトでは、『ワープロで作る場合には（禁則処理の問題から）一行１９字にしましょう』などと書くものもあります。なんだかもったいない話です。