ひとりで　できるもん!?内容証明　−給料未払い請求などの催告書の作り方−

使える文字や様式など、内容証明の世界には特殊な決まりごとがあります。これについて少し説明します。

内容証明では、つかってよい文字にはいくつか特殊な制限があります。そのようなものは、なるべく使わないことをおすすめします。

１文字として使える文字

• ひらがな
• カタカナ
• 漢字
• 算用数字（１、２、３など）
• 漢数字（一、二、三あるいは壱、弐、参）

これらは当然使えます。半角でも全角でも１文字としてカウントします。問題があるのはアルファベットや記号を使うときです。

注意するべきなのはアルファベットの扱いです。

アルファベットは人の名前や、会社の名前、地名、商品の名などの固有名詞にのみ使えます。それ以外で使えないと考えてください。本文を英文にすることは、できないわけです。カタカナで表記するしかありません。

「株式会社Ｐｅｎ」はよいのですが、「このＰｅｎを持って」と本文で書くのは不可です。

外国に住んでいる日本人が送り主ならば、住所はアルファベットで表記できるならしてもかまいません。

日本の漢字ではない漢字（中国語の簡体文字）は外国の文字なので、使えません。

ビルの８階を、○○ビル８Ｆと書いて出したら、そのまま受け付けられたことがあります。

ただこれは、Ａ号室・Ｂ号室、Ｃ棟・Ｄ棟、などと同様にビル管理者が１Ｆ、２Ｆと振っていくことはありえますので、そのまま使えないと確かに困ります。もし説明を求められたら、固有名詞の一種として通してください。

記号

• 句読点　、。
• カギ括弧　「」
• 中黒　・

これらの記号は使用できます。ただし、句読点は１文字になるのに対し、カギ括弧は一組で１文字とカウントするのが正解です。ですがカギ括弧について、「」の一組で２文字として作っても通ります。閉じカッコが存在する行だけ一文字少ない、と考えればよいわけです。原稿用紙やワープロソフトで、文字数の管理が面倒なら２文字と考えて扱ってしまった方が、むしろ話が単純になります。

１キロメートルを「１ｋｍ」（３文字）と、記号を使ってあらわすことも可能です。「＋」や「−」も使えます。「Ｎｏ．」も使えますが、これは３文字になります。

数字を○で囲んだ文字「�@」などは、○と数字で２文字とカウントするのが標準ですが、箇条書きなどで文中の序列を表すときは１文字とカウントすることになります。

ですが、こうした記号の扱いを担当者が熟知しているわけではありません。繰り返しますが、説明を要するような文字や記号はなるべく使わないことをおすすめします。

カギ括弧は２文字と考えてしまえば、１行には制限より少ない文字しか書きません。つねに１行に書く文字が、多めにでるように数えていれば万一おかしくなっても、全面的書き直しだけはしなくてすみます。